为加强文书、案件档案的科学化、规范化管理,根据《中华人民共和国档案法》和国家档案工作有关规定,结合纪委监委工作实际,制定本制度。

一、机关文书处理制度

（一）为保证行文规范，凡以县纪委监委名义形成的各种文稿，由承办科室按照规定公文格式起草完毕后，填写《公文印制审批单》，按程序由领导签批后，由办公室通知文印室印制。校对、装订、分发由承办室负责。

（二）文件的落款时间一般为本委主管领导批准或常委会、纪委监委会研究决定的时间，对制度、规定性文件，要明确执行或生效时间。

（三）对本委的收文要逐一进行登记，由办公室主任填写拟办意见后，由主办人员按主次顺序和轻重缓急，及时送领导和各室传阅，要尽量缩短文件传递周期，急办文件立即传阅，迅速处理。一般文件传阅在领导和各室的滞留时间最多不超过三天。主办人员要做好文件传阅登记和催办工作。文件传阅中要严格遵守各项保密纪律。

二、机关文书档案管理

（一）文书档案、人事档案及其他有关档案。各室（部）在工作中形成的属归档范围的文件、资料，应按照档案管理的规定和要求分类整理，立卷成册，于每年六月底前交档案室统一存档。

（二）档案管理人员要负责档案资料的登记、清退、回收、统编等工作，对档案的收进、转移要履行严格的登记手续，并认真办理。

（三）定期鉴定档案的保管期限。对确无保存价值的档案和材料及时清理登记，经核准后按规定销毁处理。

三、案件档案的管理

（一）案件材料实行案件承办科室立卷制度,做到谁办案谁立卷,案结卷成。

（二）案件承办人员应从受理办案开始,注意收集办案全过程形成的材料,结案后及时整理。案件材料若有遗漏或缺损,应附说明。案件材料以案件为单位整理立卷。                              

（三）案卷应有案卷封皮、卷内目录和备考表。封皮、卷内目录所填内容应与卷内材料相符,并用蓝黑或碳素墨水笔书写,字迹要工整、清晰、规范。

装订的案卷必须依次编写页号。卷内文件无论单面或双面,应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号。

备考表应填写卷内需要说明的情况及立卷人和检查人的姓名及立卷日期。

对装订线外有字迹的文件材料或破损的文件材料,以与本卷材料不可分割的照片、小字条等,要进行加边和托裱;对过大的纸张,要折叠;对文件材料上的金属物要拆除。文件材料不允许有圆珠笔、铅笔、复写字迹及热敏纸。

（四）归档的案件材料不论办案时间长短,均应在结案年度归档。案件承办科室应将当年结案后整理完毕的案卷,在次年第二季度移交档案管理部门。

（五）归档的案卷应做到归档文件齐全完整,分类科学。卷内文件排列有序;案卷标题简明确切;保管期限划分准确;装订不掉页不压字。

（六）归档时由立卷单位编制移交目录一式两份。一份随卷交档案室,一份留立卷科室备查。

四、文书、案件档案的接收

（一）档案室要做好文书、案件档案的接收工作。按照文书、案件材料立卷和归档的要求,检查案卷质量,接收符合要求的案卷。

（二）接收案卷时,要逐卷清点并履行交接手续。

（三）在分类、排列的基础上编制案卷目录等检索工具,为档案的利用创造必要的条件,同时应逐步实现计算机管理。

五、文书、案件档案的査阅

（一）档案室内案卷不可出档案室、不可复印、拍照、借阅,只可查阅，并有登记记录。确保档案的安全,防止失密。

（二）对于机关内部人员查阅归档案卷，须经委领导审批，并在查阅室阅看。确因需要复印及拍照有关材料，须经委主管领导批准后方可进行。

（三）外单位查阅案件档案需持介绍信和本人证件,并报本单位主要领导审批后方可查阅。如遇上级部门查阅调取档案，需本单位主要领导及经办人签字，方可查阅调取档案，并且在7日内归还。

（四）查阅、借阅档案，不得涂改、损毁、丢失、伪造。如有上诉行为，依照《档案法》有关条款追究法律责任。